e-copedia hjælpecenter

Afstemning af Periodiseringsrapport

Denne guide kan hjælper dig med at finde en forklaring eller løsning, når du har en difference mellem din Periodiseringsrapport og Saldobalance.

Regnskab Periodisering Rapportering
Sidst opdateret:
Et portrætbillede af en mand
Skrevet af August Juul
E-copedia Master
Et portrætbillede af en mand
August Juul

E-copedia Master

Som Customer Training Specialist hos e-conomic arbejder jeg med udvikling, vedligeholdelse og kvalitetssikring af læringsindhold, der understøtter kundernes forståelse og anvendelse af vores program. Jeg bidrager til at skabe sammenhængende og brugervenlige læringsoplevelser på tværs af kanaler som e-copedia, chatbotten og onlinekurser, med fokus på relevans, tilgængelighed og høj faglig kvalitet.

 

Jeg udvikler og opdaterer vejledninger og læringsindhold i tæt samarbejde med relevante teams og omsætter læringsbehov til konkrete løsninger. Med afsæt i brugerfeedback og anvendelsesindsigter sikrer jeg, at indholdet er opdateret, let tilgængeligt og understøtter en effektiv læringsoplevelse for vores kunder.

Du er her i artikel-serien

Introduktion

I et regnskab skal tallene helst stemme overens, og derfor kan det være rigtigt frustrerende hvis dine rapporter viser noget forskeligt. Endvidere kan processen i at finde årsagen til, eller selve differencen også blive lidt langhåret hvis ikke du ved hvor du skal starte med at kigge.

Typisk kan en difference mellem Periodiseringsrapporten og Saldobalancen skyldes en af følgende fire årsager.

Direkte posteringer

En grund til der kan være en difference mellem din Periodiseringsrapport og Saldobalancen kan være, at ikke alle poster som er en del af summen i Saldobalancen er blevet periodiseret, men at nogle posteringer kan være bogført direkte ind på periodiseringskontoen. At have bogført direkte på din periodiseringskonto er ikke nødvendigvis forkert, men det er vigtigt at vide de ikke bliver regnet med i Periodiseringsrapporten fordi de ikke er periodiseret, hvilket betyder at den rapport vil have en difference ift. Saldobalancen hvor de direkte posteringer er regnet med.

For at kontrollere om posteringer på din periodiseringskonto er blevet periodiseret eller bogført direkte, skal du eksportere en fil med dine bogførte posteringer:

  1. Tryk på det orange tandhjul og vælg "Alle indstillinger".
  2. Tryk på "Eksporter data" i menuen til venstre under "Virksomhed".
  3. Sæt hak i "Download lister enkeltvis (krypteret)" og tryk på "Send data".
  4. Tryk på "Posteringer.csv" og åben filen på din computer. Det er lettest at åbne filen i enten Excel eller Google Sheets.
  5. Sorter filen så kun posteringer bogført på din periodiseringskonto vises, så alle poster på periodiseringskontoen bliver vist, og så skal man holde øje med hvilke der ikke er periodiseret.

OBS. i kolonnen "PosteringType" vil der på en postering som er periodiseret stå "Systempostering" mens der på en direkte postering vil stå f.eks. "Finansbilag" eller en anden posteringstype.

Hvad skal jeg gøre med de direkte posteringer?

Som sagt før er en direkte postering ikke nødvendigvis forkert, men hvis ikke du ved hvorfor de er der, er det en god ide at spørge din revisor. For hvis de er bogført ved en fejl er det vigtigt de bliver tilbageført.

Viser posteringstyperne 'Systempostering' og 'Finansbilag' i en eksporteret posteringsoversigt – bruges til at skelne mellem periodiserede og direkte posteringer.

Flere periodseringskonti

Hvis du har flere periodiseringskonti (Balancekonti) i din kontoplan, er det vigtigt du ikke sammenligner hvad der står på periodiseringskontoen i Saldobalancen, med "Total Rest, beløb" i periodiseringsrapporten. Grunden er at "Total Rest, beløb" viser det samlede beløb for alle konti der er periodiseret i rapportens periode, hvilket ikke giver er korrekt billede af hvad der er blevet periodiseret på de enkelte konti, du sammenligner med i Saldobalancen.

I stedet skal du i Periodiseringsrapporten kigge på tallet under "Rest, beløb" til højre for periodiseringskontoen du sammenligner med i Saldobalancen, som vist på billedet forneden.

Viser et restbeløb for en specifik periodiseringskonto i Periodiseringsrapporten – bruges til at afstemme den enkelte konto med saldobalancen.

Obs

Fordi periodiseringsrapporten automatisk vil ændre datoen du skriver i feltet "Pr. dato", er det vigtigt at du sammenligner med en saldobalance som også viser regnskabet fra udgangen af samme måned.

Fejl i periodiseringsbogføringen

Det kan også være en mulighed, at du ved en fejl er kommet til at bruge den samme "realiseringskonto" og "aktivkonto". Dette betyder at du enten benytter din drifts- eller balancekonto til begge roller som resulterer i at pengene flyttes ind og ud af den samme konto, som skaber rod ift. bogføringen. Periodiseringsrapporten vil nemlig korrekt vise hvor meget der er blevet periodiseret, og hvad der står tilbage på kontoen, men saldobalancen vil i stedet kun vise det fulde beløb, da pengene aldrig bliver flyttet fra din "aktivkonto" (balancekontoen) til din "realiseringskonto" (driftskontoen).

Kontroller om "aktivkonto" og din "realiseringskonto" er den samme:

  1. Gå til fanen "Regnskab".
  2. Tryk på "Periodiseringer" i menuen til venstre under "Søgning og lister".
  3. Vælg periodiseringstypen og skriv bilagsnummeret.
  4. Tryk på "OK".
  5. Tryk på "Vis posteringer"

Se om pengene hver måned bliver både debiteret og krediteret på den samme konto, som vist på billedet forneden.

Hvad skal jeg gøre hvis der er periodiseret på den samme konto?

Hvis du er kommet til at bruge den samme "realiseringskonto" og "aktivkonto" som beskrevet foroven, kan du rette fejlen ved at tilbageføre periodiseringen.

Nu vil bogføringen være "nulstillet", hvorefter du kan oprette en ny periodisering, hvor du bruger de korrekte konti.

Viser posteringer for en periodisering i modulet Periodiseringer – bruges til at kontrollere om den samme konto er anvendt til både debitering og kreditering.

Bagudperiodiseret

Den sidste af de typiske fejl handler om hvis periodiseringens startdato er sat før posteringens bogføringsdato, hvilket gør det svært at afstemme rapporter fordi aktiveringsposteringen først bliver vist i Saldobalancen efter bogføringsdatoen, mens Periodiseringsrapporten viser det periodiserede beløb fra startdatoen uden at blive påvirket af selve bogføringsdatoen. 

Rapporterne vil stemme overens når beløbet er bogføringsdatoen er passeret, hvilket betyder at bogføringen vil være korrekt med tiden.
Hvis du trækker en Periodiseringsrapport før bogføringsdatoen vil det akkumulerede beløb blive vist korrekt, hvor en Saldobalance ikke kan vise det korrekte akkumulerede beløb før bogføringsdatoen er passeret.

Kontroller om "start dato" er før "bogføringsdato" ved følgende trin:

  1. Gå til "Regnskabsfanen"
  2. Tryk på "Periodiseringer" under "Søgning og lister" i menuen til venstre.
  3. Vælg periodiseringstypen og skriv bilagsnummeret.
  4. Tryk på "OK".
  5. Kontroller om datoen i "Startdato" er før datoen i feltet "Dato".

Hvordan du afstemmer Periodiseringsrapporten med Saldobalancen før bogføringsdatoen:

  1. Gå til fanen "Regnskab" og i menuen til venstre under "Søgning og lister" skal du trykke på "Periodseringer". Udfyld her diverse felter, tryk på "OK" og nedskriv beløbet i "Total rest, beløbet".
  2. Tryk nu på "Saldobalance" i menuen til venstre, udfyld diverse felter og tryk på "OK". 
  3. Tryk på periodseringskontoen for at åbne dets kontokort, og nedskriv beløbet der står under "Beløb DKK" til højre for bilagsnummeret som tilhører den bagudperiodiserede postering.
  4. Gå nu til fanen Rapporter, og i menuen til venstre under "Regnskab" skal du trykke på "Periodiseringer".
  5. Udfyld så afgrænsningsmulighederne så du får den korrekte periodisering vist. Hvis du f.eks. afstemmer juli måned, skal du vælge "Til startdato: 31.07.24" og "Fra dato: 01.08.24".
  6. Så "Til startdato" skal altså være sidste dag i den måned du forsøger at afstemme, og "Fra dato" skal være næstkommende dag.
  7. Tryk på "OK". 
  8. Til sidst tager du beløbet som fremgår i rapporten under kolonnen "Beløb" og trækker beløbet fra "Saldo" i Saldobalancen fra. Herefter har du tallet, som skal afstemmes med beløbet i Periodiseringsrapporten.

Obs

Alle beløb vises i den valuta, de er bogført i. Hvis der er brugt en anden valuta end DKK, skal du selv omregne til danske kroner, inden du trækker beløbet fra saldobalancen.

Gå til forrige artikel i serien

Var denne artikel nyttig?