e-copedia hjælpecenter

Om Godkendelse i Inbox

I denne artikel vil du lære mere om godkendelse af bilag i Inbox. Med funktionen godkendelse i Inbox, sender e-conomic automatisk dine bilag til godkendelse.

Bilagshåndtering Inbox
Sidst opdateret:
Et portrætbillede af en mand
Skrevet af Taim Hassan
Senior Customer Training Specialist
Et portrætbillede af en mand
Taim Hassan

Senior Customer Training Specialist

Som Senior Customer Training Specialist i e-conomic arbejder jeg med at gøre læring let at forstå og bruge i praksis. Jeg udvikler og optimerer indhold på tværs af vores læringskanaler – fra e-copedia og kurser til digitale formater og AI løsninger – altid med fokus på, at vores brugere hurtigt kan omsætte viden til handling.

 

Jeg brænder for at oversætte komplekse funktioner til klare, meningsfulde løsninger og skabe den dér “aha”-følelse, når noget pludselig giver mening. Det handler for mig om mere end træning – det handler om at give mennesker selvtillid i deres arbejde.

Du er her i artikel-serien

Introduktion

Godkendelsen fungerer, ved at e-conomic sender godkenderen en e-mail, med mulighed for at godkende eller afvise bilaget, med bare ét klik på computermusen eller et enkelt tap på en tablet eller mobiltelefon. Hvis godkenderen er bruger i e-conomic, kan bilaget også godkendes direkte i Inbox.

Obs

Hvis du har enten Smart- eller Komplet-pakken kan du bruge Bilags Workflows til eksempelvis at automatisere dine godkendelsesflow.

Godkendelse af bilag via mail

Når du modtager et nyt bilag, har alle med adgang til jeres Inbox mulighed for, at sende bilaget til godkendelse hos en af aftalens valgte godkendere. Godkenderen vil så modtage en mail, som den du ser på billederne forneden.

Godkenderen kan her afvise eller godkende bilag, ved at trykke på knappen "Se bilag" og så vælge "Godkend" eller "Afvis".

Hvis bilaget allerede er blevet godkendt eller afvist, ser godkenderen i stedet, hvem der har godkendt bilaget og hvornår det blev godkendt.

Viser e-mail til godkender med knapperne “Godkend” og “Afvis” – bruges til at godkende eller afvise bilag direkte fra mailen.
Viser godkendelsesvisningen for et bilag i godkendelsesflowet – bruges til at godkende eller afvise bilaget og tilføje en note.
Viser status på et godkendt bilag i godkendelsesflowet via mail – bruges til at se, hvem der har godkendt bilaget og hvornår.

Godkendelse af bilag i Inbox

Hvis godkenderen er bruger i e-conomic kan bilaget godkendes direkte i Inbox i mappen "Afventer godkendelse".

Du kan godkende fra oversigten ved at markere  et eller flere bilag og klikke på ikonet "Godkend dokument" eller klikke dig ind på det ønskede bilag og klikke på "Godkend dokument".

Hvor finder jeg en log over godkendelser for et enkelt bilag

Godkendelsesaktivitetsloggen giver dig en tidslinje over bilagets rejse i dit program.
Med loggen kan du se følgende ting:

  • Hvilket godkendelsesflow der blev startet.
  • Hvem der har startet godkendelsesflowet (Workflows eller en bestemt bruger).
  • Hvem der godkender (inkl. hvornår).
  • Hvem der har afvist (inkl. hvornår). 
  • Hvem der afventer godkendelse.
  • Hvis et Workflow blev afbrudt.

Denne funktion giver dig en oversigt over hele godkendelsesprocessen og giver dig mulighed for at se, hvordan godkendelser og afvisninger udvikler sig over tid.

Viser Log-knappen i godkendelse af bilag – bruges til at se historik og status for et bilags godkendelsesflow.

Hvad sker der hvis et bilag bliver afvist?

Hvis et bilag indeholder forkerte oplysninger eller ikke opfylder specifikke krav, kan en godkender vælge at afvise bilaget. Her har godkenderen mulighed for at tilføje en afvisningsårsag, som vil blive vist i bilagsoverblikket under fanen "Afviste bilag" i Inboxen.

Viser oversigten i mappen 'Afventer godkendelse' i Inbox – bruges til at godkende bilag direkte i programmet.

Viser kolonnerne Bilagstatus og Afvisningsårsag i Indbakken – bruges til at se hvorfor et bilag er blevet afvist.

Viser ikonet 'Godkend dokument' i Indbakken – bruges til at godkende markerede bilag.
Viser Godkend dokument-ikonet i bilagsvisningen i Indbakken – bruges til at godkende et bilag.

Administrér godkendere

I listen over dine godkendere, kan du tilføje eller fjerne personer, der skal kunne godkende bilag. Du kan have så mange godkendere du lyster, og bestemmer selv hvilke brugere der skal godkende de enkelte bilag. Men husk at et bilag kun kan godkendes af en bruger, før det kan bruges i bogføringen.

Du kan tilføje personer til godkenderlisten, der er oprettet som brugere i din aftale ved, at åbne Inbox, og trykke på det grå tandhjul.

  • Gå ind under fanen "Godkendelse".
  • Vælg en bruger fra listen, som skal være godkender på aftalen.
  • Tryk på den blå knap "Tilføj Godkender".

Sådan!
Godkendelse af bilag i Inbox er sat op og klar til brug. Tryk på den blå knap "Gem" for at gemme dine indstillinger. Husk at du altid kan vende tilbage til indstillingerne, hvis der er noget du vil ændre.

Hvordan opretter man en bruger som kun kan godkende bilag?

Hvis du har en kollega som skal være godkender i Inbox, men som ikke har sin egen bruger i e-conomic, og det ikke giver mening at lave en ny bruger til dem for 149 kr. om måneden, kan du i stedet oprette dem som en Udgiftsbruger til 39 kr./md.

Som udgiftsbruger kan man godkende bilag både i e-conomic appen og via en særskilt fane i e-conomic der hedder “Udgifter” på computeren.

Viser administration af godkendere i Indstillinger for Inbox – bruges til at styre hvilke brugere, der kan godkende bilag.

Sådan godkender du bilag via e-conomic mobil appen

Hvis du er på farten og ikke lige har en computer ved hånden, er det også en mulighed at godkende bilag på mobilen med e-conomic appen.

Her modtager du en notifikation når et nyt bilag skal godkendes i mappen “Afventer godkendelse” under fanen “Inbox” i appen. Her skal du bare åbne bilaget, hvorefter du kan trykke “Godkend” så du eller dine kollegaer kan bruge det i bogføringen.

Slå godkendelses notifikationer til/fra

Notifikationer omkring nye bilag der skal godkendes er som udgangspunkt ikke aktiveret i appen. 

For at slå funktionen til/fra skal du:

  1. Åbne e-conomic appen.
  2. Trykke på “Mere”.
  3. Slå “Godkendelse af bilag” til/fra.
  4.  
Viser toggle-knappen 'Godkendelse af bilag' i Indstillinger i mobilappen – bruges til at aktivere notifikationer for bilag, der skal godkendes.
Viser godkendelse af et bilag i e-conomic appen – bruges til at finde og godkende et bilag, der venter på godkendelse.
Gå til næste artiklen i serien

Var denne artikel nyttig?