e-copedia hjælpecenter

Sådan laver du e-faktura opsætning

I denne guide forklare vi hvordan du sætter din e-conomic aftale korrekt op, så du kan begynde at sende e-fakturaer.

Salg e-faktura Faktura
Sidst opdateret:
Et portrætbillede af en mand
Skrevet af Taim Hassan
Senior Customer Training Specialist
Et portrætbillede af en mand
Taim Hassan

Senior Customer Training Specialist

Som Senior Customer Training Specialist i e-conomic arbejder jeg med at gøre læring let at forstå og bruge i praksis. Jeg udvikler og optimerer indhold på tværs af vores læringskanaler – fra e-copedia og kurser til digitale formater og AI løsninger – altid med fokus på, at vores brugere hurtigt kan omsætte viden til handling.

 

Jeg brænder for at oversætte komplekse funktioner til klare, meningsfulde løsninger og skabe den dér “aha”-følelse, når noget pludselig giver mening. Det handler for mig om mere end træning – det handler om at give mennesker selvtillid i deres arbejde.

Du er her i artikel-serien

Introduktion

Før du kan sende en e-faktura, er det vigtigt at følgende oplysninger er på plads. 

  • E-faktureringsadresse (NemHandel-type).
  • Person- eller anden reference.
  • CVR nr. og Land under dine stamoplysninger.
  • evt. ordre- eller rekvisitionsnummer.

Din modtager skal være registreret til modtagelse af e-fakturaer i Nemhandel for at fakturaen når frem. Du kan altid kontrollere om nummeret de har oplyst er aktivt i NemHandel Registeret.

E-faktureringsadresse (NemHandel-type)

  1. Tryk på fanebladet "Salg".
  2. Vælg "Kunder" i menuen til venstre og tryk på "Kunder".
  3. Tryk på blyantsikonet "Rediger" til højre for den relevante kunde.
  4. Vælg fanen "E-fakturering" og vælg kundens e-faktureringsadresse.
  5. Hvis du vælger noget andet end CVR og Peppol, skal de tilhørende felter nedenfor udfyldes manuelt.
  6. Tryk på "Gem".
Hvad er en e-faktureringsadresse?

E-faktureringsadressen angiver den NemHandel-type, som e-fakturaen skal sendes som. Elektroniske fakturaer via CVR, EAN, PEPPOL og P-NR understøttes i e-conomic.

Det er vigtigt du vælger den korrekte e-faktureringsadresse (NemHandel-type) under "E-fakturering" i din kundes oplysninger, og har udfyldt typens respektive felt, som også kan findes samme sted.

  • CVR-nr.: Virksomhedens CVR nummer, den letteste metode, da du ikke skal have yderligere numre udover CVR nummeret.
  • EAN-nr.: Et 13-cifret identifikationsnummer, som typisk benyttes af offentlige myndigheder og institutioner, men kan også anvendes af private virksomheder.
  • PEPPOL-ID: Det europæiske format for elektroniske dokumenter. Dette dannes ud fra hvad der er angivet i feltet for CVR nummer og land.
  • P-nr.: Et 10-cifret identifikationsnummer. En virksomhed kan have flere P-numre tilknyttet deres CVR-nummer, hvis de har aktiviteter på flere adresser.

Viser valg af e-faktureringstype i kundekortets faneblad 'E-fakturering' – bruges til at angive kundens NemHandel-type til modtagelse af e-fakturaer.

Hvordan fravælger jeg e-fakturering på flere af mine kunder?

Som standard vil e-conomic sende en faktura som e-faktura, hvis det er muligt. Hvis du har brug for, at fakturaen skal sendes via e-mail i stedet, kan du trykke på "Send via e-mail" ved afsendelse af din faktura.

Du kan også konfigurere denne indstilling i kundens stamoplysninger for at gøre den permanent. Bemærk, at du altid kan ændre denne indstilling senere, hvis det er nødvendigt.

Du kan lærer hvordan du fravælger e-fakturering, ved at markere afkrydsningsfeltet i hjælpeartiklen "Fravælg e-fakturering for din kunde".

Hvordan sender jeg en e-faktura til Færøerne?

Hvis du skal sende en e-faktura til Færøsk kunde, er opsætningen ikke meget anderledes.

Vil kunden modtage gennem CVR, er der lidt andre regler eftersom et dansk CVR nummer er på 8 ciffer, skal du tilføje to foranstillede nuller i CVR nummeret på dine færøske kunder, da de færøske CVR numre kun har 6 cifre.

Hvis kunden skal modtage e-faktura via et EAN-nr. skal du blot skrive det i feltet "EAN-nr." i kundens stamoplysninger, som du ville gøre med alle andre kunder.

Har du brug for flere detaljer omkring hvordan du sender en e-faktura til Færøerne skal du læse artiklen "Bogfør og send en e-faktura til Færøerne".

Viser blyantsikonet 'Rediger' i kundeoversigten under fanen 'Salg' – bruges til at redigere en kundes oplysninger for at indstille e-faktureringsadressen.
Viser dropdown-menuen E-faktureringsadresse i fanen 'E-fakturering' på kundekortet – bruges til at vælge kundens NemHandel-type til e-fakturering.

Obs

For at kunne sende e-faktura via Peppol, skal du også selv være registreret på Peppol netværket. Se hvordan her.

Opret kundens reference/kontaktperson

  1. Gå til fanen "Salg".
  2. Tryk på "Kunder" under "Kunder" i menuen til venstre.
  3. Find kunden i dit kundekartotek, og tryk på ikonet de tre prikker ude til højre for kunden.
  4. Vælg på "Kontakter" og bagefter "Ny kontaktperson".
  5. Udfyld personreferencen i feltet "Navn" og eventuelt ID i feltet "ID (e-faktura)".
  6. Tryk på "Gem" eller "Gem og ny".
Viser menupunktet 'Kontakter' i kundekartoteket – bruges til at oprette en ny kontaktperson.
Viser 'Ny kontaktperson'-knappen i kundens kontaktkartotek – bruges til at oprette en personreference til e-fakturering.
Viser oprettelse af en kontaktperson i kundekartoteket – bruges til at tilføje en personreference til brug på e-fakturaer.

Din kundes personreference vil typisk være navnet på personen, som har afgivet ordren, mens den anden reference består af et ID. Kunden vil oplyse, hvilken reference der skal stå, ellers anbefaler vi at kontakte kunden høre dem ad.

Tilføj kundens reference/kontaktperson på fakturaen

  1. Tryk på feltet "Noter og referencer" på fakturaen.
  2. Tilføj den referencen/kontaktperson i feltet "Deres reference".
  3. Tryk på knappen "OK".
Hvordan tilføjer jeg en fast kontaktperson på kunden?

Er kontaktpersonen den samme hver gang du skal sende e-faktura til en bestemt kunde, kan du med fordel tilføje denne i din kundes opsætning. 
Det kan gøres på følgende måde:

  1. Gå til fanen "Salg".
  2. Tryk på "Kunder" under "Kunder" i menuen til venstre.
  3. Tryk på blyantsikonet "Rediger" til højre for kunden.
  4. Gå til fanen "Levering" i kundeopsætningen og tilføj kontaktpersonen i feltet "Attention" eller "Deres reference".

Viser feltet 'Attention' under fanen 'Levering' i kundens stamdata – bruges til at tilføje en kontaktperson på kundens faktura.

Viser 'Noter og referencer'-felterne i en fakturakladde – bruges til at tilføje en reference eller kontaktperson til fakturaen.

Tilføj personfølsom information

  1. Tryk på feltet "Noter og referencer" på fakturaen.
  2. Tryk på "Søg på liste" ved "Personfølsom information".
  3. Vælg, hvilken type information der er tale om. Det gør du ved at trykke på typen.
Viser listen over typer af personfølsomme data på en faktura – bruges til at vælge den korrekte kategori for information til en NemHandel-faktura.

Ordre- eller rekvisitionsnummer

Din offentlige kundes ordre- eller rekvisitionsnummer skal indsættes i feltet "Øvrig ref." eller som kontaktperson i feltet "Deres reference", som beskrevet i afsnittet "Tilføj kundens reference/kontaktperson på fakturaen".

Eventuelt internt konteringsnummer

Du skal kun angive den offentlige kundes interne konteringsnummer, hvis kunden oplyser det, når du får ordren. Det interne konteringsnummer angiver du samme sted som EAN-lokationsnummeret dvs. under den offentlige kundes stamdata under "Kunder" i feltet "Konteringsnr.".

Var denne artikel nyttig?