e-copedia hjælpecenter
Om fast rykkerprocedure, -gebyr & rentetilskrivning
I denne artikel vil du lære mere om at fastlægge en fast rykkerprocedure samt rykkergebyrer og rentetilskrivninger - og udregningen af disse.
Senior Customer Training Specialist
Som Senior Customer Training Specialist i e-conomic arbejder jeg med at gøre læring let at forstå og bruge i praksis. Jeg udvikler og optimerer indhold på tværs af vores læringskanaler – fra e-copedia og kurser til digitale formater og AI løsninger – altid med fokus på, at vores brugere hurtigt kan omsætte viden til handling.
Jeg brænder for at oversætte komplekse funktioner til klare, meningsfulde løsninger og skabe den dér “aha”-følelse, når noget pludselig giver mening. Det handler for mig om mere end træning – det handler om at give mennesker selvtillid i deres arbejde.
Introduktion
Det kan være udfordrende at vide, hvordan man griber rykkerskrivning an - især de første par gange. Ofte sker det ud af frustration over, at kunden ikke har betalt, og pludselig skal man tage stilling til rentetilskrivning og rykkergebyrer. Vores anbefaling er at lave en fast rykkerprocedure, som du bruger for alle dine kunder - så slipper du for at bruge tid på at tage stilling til det fra gang til gang.
I e-copedia kan du også finde mere information vedr. hvordan du bogfører og sender en rykker, mens denne guide mere fortæller om hvordan rykker systemet fungere i e-conomic.
- Rykker funktionen er inkluderet i pakkerne Plus, Smart og Komplet.
Obs
Bemærk, at du i e-conomic ikke kan springe trin i rykkerprocessen over. Du skal i stedet lave rykkerne i rækkefølgen 1 --> 2 --> 3.
Fast rykkerprocedure
En god rykkerprocedure sikrer, at du løbende får rykket dine kunder, og at betingelserne for rykkerskrivelserne er faste.
Rykkermodulet i e-conomic inkluderer alt bogført på kunden, der ikke er udlignet. Det vil sige alle åbne fakturaer, kreditnotaer, betalinger, renter og gebyrer. Det er derfor vigtigt, at du udligner betalinger og fakturaer samt holder bevægelserne på kundekontoen opdateret. På den måde er du sikker på, at rykkeren bliver lavet korrekt.
Beslut dig derfor for en fast rykkerprocedure, og hold dig til den. Du skal tage stilling til, hvad du ønsker betalingsbetingelser, tekst, renter og gebyrer skal være - samt hvor ofte du ønsker at udsende rykkere.
Et eksempel på en rykkerprocedure kan ses herunder:
Rykkere udsendes hver tirsdag morgen og omfatter henholdsvis rykker 1, rykker 2 og rykker 3. Bemærk, at rykkerne skal sendes i numerisk rækkefølge, således at rykker 2 først kan sendes, når rykker 1 er forfalden.
| Type | Eksempel på beskrivelse |
|---|---|
| Rykker 1 | Ingen renter eller rykkergebyrer. En venlig påmindelse til kunden, der har glemt at betale en forfalden faktura. |
| Rykker 2 | Renter og/eller rykkergebyr. En rykker, der viser, at du forventer betaling. (Renter beregnes kun tilbage til datoen hvor du lavede din rykker 1). |
| Rykker 3 | Renter og rykkergebyr. En rykker, der viser, at hvis du ikke modtager betaling inden for betalingsfrist - videresendes sagen til inkasso eller lignende. |
| Inkasso | Hvis en kunde ikke betaler sin regning efter at have modtaget alle rykkerne, kan man overveje at sende en inkassovarsel. Dette bør dog gøres med omhu og kun som en sidste udvej, da det kan påvirke kundens tillid og forhold til virksomheden. |
For alle rykkerskrivelserne anbefaler vi at benytte "Præcis" renteberegningen. Du kan læse mere om selve beregningen i afsnittet om Rentetilskrivning. Du skal ligeledes fastlægge betalingsbetingelserne. Vi anbefaler at bruge "Til omgående betaling" - overvej at brug respit 10 dage, for at give kunden tid til at betale, før der kommer en ny rykker.
Det er meget normalt at knytte tekst til sine rykkere, hvilket er grunden til at det i e-conomic er gjort nemt at redigere tekstfelterne mellem rykkerkørslerne. Du har mulighed for at oprette og gemme specifikke tekster til rykker 1, 2 og 3, så du undgår at skulle skrive dem igen og igen og dermed slipper for dobbeltarbejde.
- For at oprette en foruddefineret tekst i fanen "Rykkere", skal du først trykke på feltet "Type" og vælge rykker 1, 2 eller 3.
- Klik derefter på fanen "Tekst", hvor du kan se eller skrive en tekst til din type af rykker.
- Når du har skrevet teksten eller foretaget ændringer i en eksisterende tekst, er det vigtigt, at du husker at klikke på den blå knap "OK" for at gemme ændringerne.
Rykkergebyr
Som en del af din faste rykkerprocedure skal du tage stilling til, hvilke rykkergebyrer du vil opkræve for henholdsvis rykker 1, 2 & 3. Vi har givet vores eksempel i tabellen ovenfor på, hvornår vi anbefaler at opkræve rente - men det er helt op til dig selv.
Vi anbefaler, at du rådfører dig med din revisor eller advokat, så du sikrer dig, at rykkergebyrerne tilskrives korrekt efter renteloven. Vær opmærksom på, at der gælder forskellige regler alt efter, om rykkeren sendes til en privatperson eller en anden virksomhed.
Rykker- og rentegebyrer bliver overført til den systemkonti, som der er angivet under "Alle indstillinger".
Medmindre du aktivt selv har ændret disse systemkonti, vil de gennem e-conomics standardopsætning være sat til 4360 4365.
For at læse mere om hvordan du finder eller ændre i dine systemkonti, kan du følge linket her.
At tilbagefører rente- og rykkergebyrer foregår lidt anderledes fra hvis du tilbagefører en faktura eller et finansbilag.
Læs vores guide "Tilbagefør renter og rykkergebyrer" for at læse mere om hvordan du helt præcist bære sig ad.
Rentetilskrivning
Som en del af din faste rykkerprocedure skal du tage stilling til, hvilken rente du vil opkræve for henholdsvis rykker 1, 2 & 3. Vi har givet vores eksempel oven for på, hvornår vi anbefaler at opkræve rente - men det er helt op til dig selv. Et godt råd er: Tilskriv kun rente, når det er absolut påkrævet, og altså ikke nødvendigvis allerede på rykker 1 eller som et udtryk for irritation. Oftest vil mange kunder i praksis ikke betale rentenotaen. I stedet står du tilbage med en postering, der skal tilbageføres, idet den ellers vil indgå som indtægt i dit regnskab.
I e-conomic’s standardfaktura har vi indsat en tekst om, at der ved for sen betaling opkræves rente ifølge renteloven. Det er en rigtig god idé at have med på fakturaen, hvis opkrævningen en dag må sendes til retslig inkasso, fordi kunden ikke betaler.
Hvis du vil tilskrive renter, så skal du følge renteloven. Anbefalingen er at rådføre sig med revisor eller advokat. Det frarådes generelt at tilskrive alt for ”optimistiske” renter og gebyrer. Har du ikke noteret eller aftalt andet med kunden end teksten på standardfakturaen, bør du tage udgangspunkt i morarenten til beregning af renteprocenten.
Beregningen af renter, når du laver en rykker
Her kan du se hvilken formel, der benyttes for renteberegningen i e-conomic. Du kan vælge mellem "Præcis" og "Påbegyndt måned" som princip til at beregne renten.
Følgende bruges som eksempel til at se forskellen af beregningerne.
- Der skyldes kr. 10.000,-
- Beløbet var forfaldent til betaling den 20/8.
- Der rykkes pr. 10/10.
- Der tilskrives i eksemplerne 0,67 % i rente pr. mdr.
Præcis renteberegning
Præcis renteberegning vil tage det præcise antal dage fra faktura/sidste rykkers forfaldsdato til datoen, du laver rykkeren pr.
Beregningen af måneder vil se således ud med "Præcis" renteberegning:
| Datoer | Antal dage | Antal dage / dage i måneden | Antal måneder i perioden |
|---|---|---|---|
|
20.08 - 31.08 = |
11 dage | 11/31 | 0,3548387 måneder |
|
01.09 - 30.09 = |
30 dage | 30/30 | 1,0 måneder |
|
01.10 - 10.10 = |
10 dage | 10/31 | 0,3225806 måneder |
|
Det giver sammenlagt |
1,6774193 måneder |
||
Beregningen ser ud som følger:
(Rente i %) * (Total antal måneder) * (Forfaldent beløb) / 100 = Rente i kr.
0,0067 * 1,6774193 * 10.000 = 112,39 kr.
Påbegyndt måned renteberegning
Til forskel fra den præcise renteberegning, vil påbegyndt måned beregne rente i hele måneder. Vi fortsætter med ovenstående eksempel:
- Der skyldes kr. 10.000,-
- Beløbet var forfaldent til betaling den 20/8.
- Der rykkes pr. 10/10.
- Der tilskrives i eksemplerne 0,67 % i rente pr. mdr.
Det totale antal måneder for renteberegningen vil her være 3 - altså for august, september og oktober.
Beregningen ser ud som følger:
(Rente i %) * (Total antal måneder) * (Forfaldent beløb) / 100 = Rente i kr.
0,0067 * 3 * 10.000 = 201,00 kr.
Bemærk! En undtagelse gælder for denne beregning hvis forfaldsdatoen er den sidste dato i måneden. Hvis det er tilfældet, så tæller måneden hvor forfaldsdatoen ligger IKKE med. Hvis beløbet i eksemplet foroven i stedet er forfaldent d. 31/8 betyder det at august ikke tæller med.
Det totale antal måneder for renteberegningen vil her være 2 - altså for september og oktober.
Beregningen vil altså se ud som følgende:
(Rente i %) * (Total antal måneder) * (Forfaldent beløb) / 100 = Rente i kr.
0,0067 * 2 * 10.000 = 134,00 kr.
Obs
Hvis man sender en rykker af typen "Kontoudtog" først, så kan man kun beregne renter tilbage til forfaldsdatoen på "Kontoudtoget". Benyt derfor kontoudtoget under menuen "Rapporter" - "Kunder" - "Kundekontokort", hvis du ønsker at sende et kontoudtog før Rykker 1.
Tip
Vi anbefaler, at du benytter "Præcis" renteberegning. Vi oplever ofte, at første rykker køres med rentesats på 0 % pr. måned - har man benyttet renteberegning "Påbegyndt måned" - vil du ikke kunne tilskrive renter før november - for at fortsætte eksemplet ovenfor.
Var denne artikel nyttig?
Bliv e-conomic Insider
