e-copedia hjælpecenter
Opsæt forskellige e-mails til flere dokumenttyper på din kunde
Denne guide vejleder til, hvordan du kan opsætte forskellige e-mails på din kunde alt afhængig af hvem, der skal modtage hvad.
Senior Customer Training Specialist
Som Senior Customer Training Specialist i e-conomic arbejder jeg med at gøre læring let at forstå og bruge i praksis. Jeg udvikler og optimerer indhold på tværs af vores læringskanaler – fra e-copedia og kurser til digitale formater og AI løsninger – altid med fokus på, at vores brugere hurtigt kan omsætte viden til handling.
Jeg brænder for at oversætte komplekse funktioner til klare, meningsfulde løsninger og skabe den dér “aha”-følelse, når noget pludselig giver mening. Det handler for mig om mere end træning – det handler om at give mennesker selvtillid i deres arbejde.
Introduktion
Du har en kunde. Tilbuddet skal sendes til deres indkøber, ordren skal sendes til indkøberens chef, mens selve fakturaen skal sendes til bogholderiet.
Fortvivl ikke - du kan sagtens sætte forskellige e-mails op på din kunde alt afhængig af hvem, der skal modtage hvad.
Indsætter du ikke noget ud for tilbud/ordre/faktura vil det være e-mailen angivet i feltet “E-mail” under “Generelt” på kunden, der er modtager.
Sådan opsætter du forskellige e-mailadresser for tilbud, ordrer og fakturaer på din kunde
- Tryk på fanen “Salg”.
- Tryk på “Kunder” under menupunktet “Kunder” i venstre side.
- Tryk på “Redigér” til højre for den kunde, du ønsker forskellige e-mailadresser på.
- Tryk på “E-mail”.
- Udfyld den pågældende e-mailadresse i de felter, der er nødvendige for dig og din kunde.
e-mail adresserne som du indtaster under fanen "e-mail" på din kunde, vil kun være synlige her.
Det betyder at de ikke vil være synlige, hvis du eksportere dine kunder ud af e-conomic. Her ville der kun stå den e-mail adresse du skrev under fanen "Generelt" på kunden.
I e-conomic kan din kunde godt have tilknyttet forskelige e-mail adresser, som er placeret i et form for hierarki ift. hvilken en der bruges når du sender en faktura. Hvilken en af e-mail adresserne fakturaen bliver sendt til afhænger af, dine indstillinger på kunden, eventuelle kontaktpersoner, og din kundeopsætning.
Kunden
Den e-mail adresse du indtaster i feltet "E-mail" på din kunde under "Generelt", vil være den fakturaer osv. som udgangspunkt bliver sendt til, medmindre du har oprettet en kontaktperson, som et tilknyttet fakturaen.
I din kundes opsætning kan du også gå ind under fanen "E-mail", og her skrive en adresse i feltet "E-mail til fakturaer", som vil trumfe den skrevet under fanen "Generelt".
Kontaktperson
Hvis du har oprettet en kontaktperson med en e-mail adresse på din kunde, og har tilknyttet dem fakturaen, vil den overtrumfe de e-mail adresser der er indtastet på kunden. Men husk det altså kun er hvis du har tilføjet kontaktpersonen til fakturaen du sender.
Kundeopsætning
Hvis du gerne vil sende fakturaen til adressen der står i feltet "E-mail" på kunden, men stadig have muligheden for at oprette kontaktpersoner, skal du her bruge din kundeopsætning. Den finder du ved at åbne fanen "Salg" > "Opsætning" > "Kundeopsætning", og her sætter et flueben i "Send altid til kundens e-mail adresse". Husk også her at trykke på feltet "Gem".
På den måde vil kontaktpersonen kun få en kopi af en faktura, ordre, tilbud, rykker eller kontoudtog, hvis der er sat et flueben i en eller flere af mulighederne inde i kontaktpersonens indstillinger. Er der ikke noget flueben i "Modtag e-mail kopi af" på kontaktpersonen, er det kontaktpersonens mail der trumfer hovedemailen.
Obs
Har du indsat en kontaktperson på tilbuddet/ordren/fakturaen, og denne har en e-mail tilknyttet, vil vedkommendes e-mailadresse stå som “Cc” i “Bogfør og send”-vinduet.
Du har nu succesfuldt opsat forskellige e-mailadresser på din kunde afhængig af, hvorvidt det er en faktura, ordre eller tilbud.
Var denne artikel nyttig?
Bliv e-conomic Insider
