e-copedia hjælpecenter
Bogfør og send en e-faktura
Lær her, hvordan man bogfører og sender en e-faktura i e-conomic.
Senior Customer Training Specialist
Som Senior Customer Training Specialist i e-conomic arbejder jeg med at gøre læring let at forstå og bruge i praksis. Jeg udvikler og optimerer indhold på tværs af vores læringskanaler – fra e-copedia og kurser til digitale formater og AI løsninger – altid med fokus på, at vores brugere hurtigt kan omsætte viden til handling.
Jeg brænder for at oversætte komplekse funktioner til klare, meningsfulde løsninger og skabe den dér “aha”-følelse, når noget pludselig giver mening. Det handler for mig om mere end træning – det handler om at give mennesker selvtillid i deres arbejde.
Introduktion
Der er 2 ting, du skal være opmærksom på, når du opretter en e-faktura i forhold til en normal faktura. På din kunde skal den korrekte NemHandels-type være valgt, og det tilhørende felt skal udfyldes, afhængigt af om e-fakturaen skal sendes via CVR, EAN, PEPPOL eller P-nummer. Det kan du kontrollere ved at trykke på din kundes navn i venstre hjørne på en faktura under "E-faktureringsadresse".
Derudover skal der også være påført en kontaktperson i feltet "Noter og referencer", når du opretter fakturaen.
Sådan bogfører og sender du en e-faktura
- Tryk på "Salg" og vælg "Fakturaer".
- Tryk på "Ny faktura".
- Vælg kunden du ønsker at sende en e-faktura til.
- Opret dine fakturalinjer ved hjælp af "Ny fakturalinje".
- Kontroller evt. om der er angivet et CVR, EAN eller P-nummer på kunden, ved at trykke på dens navn oppe til venstre i fakturaen, og om det passer med den valgte e-faktureringsadressen (NemHandels-type).
- Tilføj en kontaktperson enten via feltet "Attention" under kundens oplysninger eller feltet "Deres ref" under "Noter og referencer" medmindre en allerede er tilføjet.
- Tryk på "Bogfør og send faktura".
- Bekræft nu at du ønsker at sende din e-faktura - tryk på "Bogfør og send".
Nej, det er kun muligt at sende fakturaer gennem NemHandel i e-conomic, hvilket vil sige du ikke kan sende følgende dokumenter:
- Tilbud
- Ordre
- Rykkere
- Kontoudtog
Nej, du kan ikke ændre på layoutet da e-fakturaen i sin rene form ikke en PDF-fil - derimod en tekstfil kodet i OIOUBL formatet. Det skal du ikke tænke det store over, men det betyder at manuelle ændringer på dit fakturalayout ikke vil slå igennem for den elektroniske faktura. Hvis man ønsker at kunden også modtager en PDF-fil på e-mail, kan dette tilvælges på kontaktpersonens stamkort.
Hvis du skal sende en e-faktura til Færøsk kunde, er opsætningen ikke meget anderledes.
Vil kunden modtage gennem CVR, er der lidt andre regler eftersom et dansk CVR nummer er på 8 ciffer, skal du tilføje to foranstillede nuller i CVR nummeret på dine færøske kunder, da de færøske CVR numre kun har 6 cifre.
Hvis kunden skal modtage e-faktura via et EAN-nr. skal du blot skrive det i feltet "EAN-nr." i kunden oplysninger, som du ville gøre med alle andre kunder.
Har du brug for flere detaljer omkring hvordan du sender en e-faktura til Færøerne skal du læse artiklen "Bogfør og send en e-faktura til Færøerne".
Tip
Du kan i flowet oprette din kunde. Brug "Ny kunde" i stedet for at vælge på listen. Tjek kravene nedenfor, så du får oprettet din kunde til at kunne modtage e-fakturaer nu og fremover.
Sådan sender du også fakturaen på mail
- Skal din e-faktura også sendes på mail? Så kan du sætte kontaktpersoner op til altid at modtage en e-mailkopi af udsendte e-fakturaer.
- Tryk på "Salg" og vælg "Kunder".
- Tryk på "flere" til højre for kunden og vælg "Kontaktperson".
- Tryk på "Redigér" til højre for kontaktpersonen du ønsker altid skal modtage en e-mailkopi.
- Sæt flueben i "E-faktura".
I e-conomic kan din kunde godt have tilknyttet forskelige e-mail adresser, som er placeret i et form for hierarki ift. hvilken en der bruges når du sender en faktura. Hvilken en af e-mail adresserne fakturaen bliver sendt til afhænger af, dine indstillinger på kunden, eventuelle kontaktpersoner, og din kundeopsætning.
Kunden
Den e-mail adresse du indtaster i feltet "E-mail" på din kunde under "Generelt", vil være den fakturaer osv. som udgangspunkt bliver sendt til, medmindre du har oprettet en kontaktperson, som et tilknyttet fakturaen.
I din kundes opsætning kan du også gå ind under fanen "E-mail", og her skrive en adresse i feltet "E-mail til fakturaer", som vil trumfe den skrevet under fanen "Generelt".
Kontaktperson
Hvis du har oprettet en kontaktperson med en e-mail adresse på din kunde, og har tilknyttet dem fakturaen, vil den overtrumfe de e-mail adresser der er indtastet på kunden. Men husk det altså kun er hvis du har tilføjet kontaktpersonen til fakturaen du sender.
Kundeopsætning
Hvis du gerne vil sende fakturaen til adressen der står i feltet "E-mail" på kunden, men stadig have muligheden for at oprette kontaktpersoner, skal du her bruge din kundeopsætning. Den finder du ved at åbne fanen "Salg" > "Opsætning" > "Kundeopsætning", og her sætter et flueben i "Send altid til kundens e-mail adresse". Husk også her at trykke på feltet "Gem".
På den måde vil kontaktpersonen kun få en kopi af en faktura, ordre, tilbud, rykker eller kontoudtog, hvis der er sat et flueben i en eller flere af mulighederne inde i kontaktpersonens indstillinger. Er der ikke noget flueben i "Modtag e-mail kopi af" på kontaktpersonen, er det kontaktpersonens mail der trumfer hovedmailen.
Var denne artikel nyttig?
Bliv e-conomic Insider
