e-copedia hjælpecenter

Bogfør og send en rykker

Denne guide vejleder dig i, hvordan du kan rykke din kunde for manglende betaling.

Salg Rykker
Sidst opdateret:
Et portrætbillede af en mand
Skrevet af Taim Hassan
Senior Customer Training Specialist
Et portrætbillede af en mand
Taim Hassan

Senior Customer Training Specialist

Som Senior Customer Training Specialist i e-conomic arbejder jeg med at gøre læring let at forstå og bruge i praksis. Jeg udvikler og optimerer indhold på tværs af vores læringskanaler – fra e-copedia og kurser til digitale formater og AI løsninger – altid med fokus på, at vores brugere hurtigt kan omsætte viden til handling.

 

Jeg brænder for at oversætte komplekse funktioner til klare, meningsfulde løsninger og skabe den dér “aha”-følelse, når noget pludselig giver mening. Det handler for mig om mere end træning – det handler om at give mennesker selvtillid i deres arbejde.

Du er her i artikel-serien

Introduktion

Det er aldrig sjovt at skulle minde folk om, at de skylder dig penge. Derfor bør handel mellem virksomheder helst foregå så gnidningsfrit som muligt.
Heldigvis kan du let finde kunder med manglende betalinger ved hjælp af e-conomics Rykker-modul, som gør det nemt at oprette og sende rykkere. Hvis du har lyst til at se en mere specifik liste med hvilke salgsfaktura står som ubetalt, anbefaler vi du kigger på funktionen "Ubetalte fakturaer" som du også finder i fanen Salg.

  • Rykker funktionen er inkluderet i pakkerne Plus, Smart og Komplet

Sådan finder du de kunder, der skal rykkes

  1. Tryk på fanen "Salg".
  2. Vælg "Rykkere" under "Fakturering" i menuen til venstre.
  3. Udfyld felterne og tryk på "OK". Du vil nu få en oversigt over alle de kunder, der kan rykkes for den "Type" rykker, som du har valgt.
Hvorfor skal jeg ikke bruge typen "Kontoudtog"?

Hvis du vil sende en kunde et kontoudtog, anbefaler vi, at du trækker et kundekontokort i stedet for at vælge typen "Kontoudtog" under "Rykkere". Dette skyldes, at et kontoudtog sendt via "Rykkere" har en betalingsbetingelse, hvilket betyder du ikke kan sende en rykker 1, 2 eller 3 til kunden, før forfaldsdatoen på rykkeren (kontoudtoget) er overskredet.

Derudover vil et kontoudtog sendt via rykkermodulet ikke vise alle posteringer på kundens konto, men kun de åbne poster, hvilket kan give et fordrejet billede af bogføringshistorikken.

Kan jeg gå fra at sende rykker 1 til direkte at sende rykker 3?

Det er vigtigt at sende hver rykker i rækkefølge, da det viser, at virksomheden følger en fast procedure, og at der tages seriøst hånd om kundens betalingsforpligtelser.

Det er vigtigt at sende en rykker 1, før man kan sende en rykker 2. Dette skyldes, at en rykker 1 fungerer som en venlig påmindelse til kunden om at betale sin regning. Hvis kunden har glemt at betale regningen, vil en rykker 1 ofte være nok til at minde dem om deres betalingsforpligtelse.

Hvis kunden ikke reagerer på rykker 1, kan en rykker 2 sendes. Dette er en mere formel påmindelse, der viser, at betalingen er forsinket, og at der kan være gebyrer eller andre konsekvenser, hvis regningen ikke betales snart.

Endelig kan en rykker 3 sendes, hvis kunden stadig ikke har betalt. Dette kan indeholde yderligere oplysninger om de konsekvenser, der kan følge af manglende betaling, såsom inkasso eller retssager.

Viser dialogboksen 'Rykkere' i Salg-fanen – bruges til at angive kriterier for at finde de kunder, der skal modtage en rykker.
Viser en oversigt over kunder med forfaldne fakturaer i rykkermodulet – bruges til at udvælge, hvilke der skal oprettes en rykker for.

Obs

Hvis du ikke kan se din faktura, når du trykker OK, skal du kontrollere, at du søger på en dato efter din forfaldsperiode

Ændre teksten på dine rykkere

  1. Tryk på fanen "Salg" og vælg "Rykkere" i menuen til venstre.
  2. Vælg under "Type" om du vil ændre teksten på en rykker 1, 2, 3 eller et kontoudtog.
  3. Tryk på fanen "Tekst" i rykker menuen.
  4. Udfyld felterne med tekst som skal fremgå på din rykkertype - vi anbefaler at skrive i "Overskrift", hvilken rykkertype det er. Så hvis du f.eks. har valgt typen "kontoudtog" skriver "Kontoudtog".
  5. Tryk på "OK". Du vil nu få en oversigt over alle de kunder, der kan rykkes for den "Type" rykker, som du har valgt.
Bliver mine tekster gemt specifikt på henholdsvis rykker 1, 2 og 3?

Det er meget normalt at knytte tekst til sine rykkere, hvilket er grunden til at det i e-conomic er gjort nemt at redigere tekstfelterne mellem rykkerkørslerne. Du har mulighed for at oprette og gemme specifikke tekster til rykker 1, 2 og 3, så du undgår at skulle skrive dem igen og igen og dermed slipper for dobbeltarbejde.

1. For at oprette eller redigere en foruddefineret tekst i fanen "Rykkere", skal du først trykke på feltet "Type" og vælge rykker 1, 2 eller 3.
 
2. Klik derefter på fanen "Tekst", hvor du kan ændre eller skrive en tekst til din type af rykker.
 
3. Når du har skrevet teksten eller foretaget ændringer i en eksisterende tekst, er det vigtigt, at du husker at klikke på den blå knap "OK" for at gemme ændringerne.

Teksten bliver gemt i dit e-conomic, når du trykker på "Ok". Sådan at du vil have den samme opsætning, næste gang du laver den her type i dit e-conomic.

Viser dialogboksen til at generere rykkere i rykkermodulet – bruges til at definere kriterierne for en rykkerkørsel.

Viser fanen 'Tekst' i rykkeropsætningen – bruges til at oprette og redigere standardtekster til rykkere.

Sådan bogfører og sender du en rykker

  1. Ønsker du at sende til flere kunder, kan du markere til venstre for de enkelte kunder / markere den øverste kasse for at vælge alle og trykke på "Bogfør/registrér valgte".
  2. Alternativt kan du også trykke på konvolutterne til højre for at rykke en enkelt faktura eller en enkelt kunde i oversigten.
  3. Udfyld derefter felterne i det nye vindue.
  4. Afslut ved at trykke på "Bogfør og send".

    Du kan se rykkeren inden afsendelse ved at trykke på luppen til højre "Vis Rykker".
Viser valgmulighederne for bogføring af rykkere i rykkeroversigten – bruges til at sende rykkere samlet for en kunde eller for enkelte fakturaer.
Viser dialogboksen "Bogfør og e-mail rykkere" i rykkerproceduren – bruges til at bogføre og afsende en rykker via e-mail.

Obs

Vær opmærksom på at Ændre nummerserie for dine rykkere, så de ikke ligger i samme nummerrække som dine fakturaer.

Tip

Hvis du vælger at rykke kunden, skal betalingsbetingelsen som udgangspunkt sættes til "Til omgående betaling". Mangler du denne betalingsbetingelse - så brug søgebaren i toppen.

E-mailskabelon

Hvis du vil have indflydelse på, hvad der står i mailen kunden modtager vedhæftet rykkeren, skal du aktivere og oprette en e-mailskabelon til rykkere, som beskrevet i denne guide.

Oplysninger om felterne

Respit
Er det antal dage, du giver kunden til at betale uden at ville rykke, men respitdagene er også afgørende for, hvornår en rykker 1 dukker op som rykker 2. Et godt råd er at arbejde med samme antal respitdage både i rykker 1, 2 og 3. Hvis der f.eks. angives 10 dage, medtages alle debitorer med fakturaer, der har forfald tidligere end for 10 dage siden.
Dagene i feltet "huskes", så hvis du allerede har skrevet "3" ved typen "Rykker 1", vil dette antal fremkomme, når du vælger en "Rykker 1" igen.

Renteberegning
Om der skal beregnes renter pr. påbegyndt måned eller præcis måned.
Hvis din rentesats er rente pr. år, skal du dividere renten med 12 før du indtaster den i feltet.
Påbegyndt måned beregner renter fra forfaldsdato (primo måneden) til og med ultimo måneden fra rykkerdatoen.
Præcis måned beregner renter fra forfaldsdato til rykkerdato.
Bemærk, at hvis der tidligere er tilskrevet renter, vil systemet først tilskrive nye renter fra slutningen af den tidligere rentetilskrivningsperiode, uanset om du ændrer renteberegningstypen fra f.eks "påbegyndt måned" til "præcis" og omvendt.

Bagatel, rente
Er rentebeløb, der er så små, at du ikke vil opkræve/bogføre dem. Hvis der tilskrives rente, bogføres renten som en indtægt – hvis kunden ikke betaler renten, skal du tilbageføre renteindtægten.
Funktionen kan derfor også bruges til kun at tilskrive renter til kunder, hvor der er en seriøs grund til at opkræve rente, fx hvor rentebeløbet er over kr. 200. (Systemet vil på rykkeroversigten skrive (bagatel): ud for "rente i alt" og rentebeløb under kr. 200 vil ikke blive bogført, selv om de vises i kladde layoutet).
Bagatelrenten i feltet "huskes", så hvis du allerede har skrevet en bagatelrente ved typen "Rykker 1", vil denne bagatelrente fremkomme, når du vælger en "Rykker 1", etc. igen.

Bagatel, saldo
Er åbne saldi, som du synes er for små (bagatelagtige) at rykke for. Hvis du f.eks. ikke vil rykke kunder, der skylder under 200 kr., skriver du '200' i dette felt. Hvis du vil rykke alle uanset beløb, kan du bruge feltet til at fjerne rykkere for beløb, der ellers skulle bogføres og udlignes som øredifferencer. I så fald kan du sætte bagatelsaldoen til fx kr. 10.
Bagatelsaldoen i feltet "huskes", så hvis du allerede har skrevet en bagatelsaldo ved typen "Rykker 1", vil denne bagatelsaldo fremkomme, når du vælger en "Rykker 1", etc. igen.

Overskrift
Indtast en titel. Dette kan eksempelvis være "Rykker 1".
Teksten i feltet "huskes", så hvis du allerede har skrevet en tekst ved typen "Rykker 1", vil denne tekst fremkomme, når du vælger typen "Rykker 1".

Se beskrivelse af felterne her: Knapper og felter i Salg

Gå til næste artiklen i serien
Gå til forrige artikel i serien

Var denne artikel nyttig?